Onboarding: neue Mitarbeiter willkommen heißen
Das richtige Onboarding spielt im Einstellungsprozess eine immer größere Rolle. Die Maßnahmen sind wichtig, um von Anfang an den neuen Mitarbeiter an sich zu binden.
Onboarding – was steckt dahinter?
Im Personalmanagement sind gerade in den letzten 2-3 Jahren Begriffe aufgetaucht, die die meisten Menschen zwar einordnen, aber nicht gänzlich verstehen. Denn sie sind so komplex, dass man sie meist nicht in einem Satz erklären kann. Dazu zählen zum Beispiel die Begriffe New Work oder agiles Arbeiten. Ebenfalls dazu gehört das Wort Onboarding, das sich aus der englischen Redewendung „taking on board“ ableitet, also „an Bord nehmen“. Damit bezeichnet man das Einstellen neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ‒ und vor allem sämtliche Maßnahmen, die die Eingliederung in den Betrieb fördern. Gerade letztere sind entscheidend, um den Begriff Onboarding zu verstehen. Denn hierbei handelt es sich nicht einfach um die Einstellung eines neuen Mitarbeitenden und die Einführung in seinen neuen Arbeitsbereich. Dahinter steckt weit mehr, ein Aufwand, der sich in den meisten Fällen lohnt.
Teil des Employer Branding
Onboarding sollte idealerweise Bestandteil des Employer Branding des potenziellen Arbeitgebers sein und zur Candidate Journey gehören. Diese beginnt mit dem Erstkontakt führt über den Bewerbungsprozess und endet eben mit dem Onboarding.
Wie wir bereits in einem früheren Blog-Beitrag zum Thema Employer Branding beschrieben haben, hat sich der deutsche Arbeitsmarkt in den vergangenen Jahren grundlegend verändert. In fast allen Branchen werden qualifizierte Fachkräfte händeringend gesucht. Die Konkurrenz unter den Arbeitgebern ist so groß, dass immer mehr Unternehmen und Einrichtungen sich bei den potenziellen Kandidaten bewerben müssen und nicht umgekehrt. Dabei haben die Bewerber genaue Vorstellungen, was sie von ihrem künftigen Arbeitgeber erwarten. So ist ihnen ganz besonders gegenseitige Wertschätzung sowie eine offene Kommunikation wichtig. Beides nehmen nur weniger als die Hälfte (48,1 bzw. 41,4 Prozent) der Kandidaten bei ihren aktuellen Arbeitgebern wahr. Das geht aus einer aktuellen Studie der Universitäten Bamberg und Erlangen-Nürnberg sowie dem Karriereportal Monster hervor.
Willkommenskultur entwickeln
Ist eine Kandidatin oder ein Kandidat erfolgreich im Unternehmen angekommen, gilt es, sie oder ihn entsprechend willkommen zu heißen. „Wertschätzung“ (75,4 Prozent), „gute Einarbeitung“ (69,7 Prozent) und „das Unternehmen kennenlernen“ (69,5 Prozent) sind laut der Monster-Umfrage die wichtigsten Themen für die frisch eingetroffenen Mitarbeiter. Dies ist jedoch nicht selbstverständlich wie die Studie weiter zeigt. Die Mehrheit der Befragten hat im Onboarding-Prozess schon einiges erlebt, das ein schlechtes Licht auf die Arbeitgeber wirft, zum Beispiel „unvorbereitet sein“, „unsympathische Persönlichkeit der bestehenden Mitarbeiter“ oder „zeitliche Probleme (Unpünktlichkeit oder keine Zeit für neue Mitarbeiter)“.
Mehr Transparenz erwünscht
Beim Onboarding geht es also darum, den Arbeitsantritt und die Probezeit optimal zu gestalten, denn sonst besteht die Gefahr, dass sich die Fachkraft vorzeitig verabschiedet. Und das kommt gar nicht so selten vor, wie die Karriereplattform Stepstone herausgefunden hat. Demnach hat jeder dritte Mitarbeiter bereits einmal in der Probezeit gekündigt. Der wichtigste Grund, in der Probezeit die Kündigung einzureichen, sei die Diskrepanz zwischen der Jobbeschreibung in der Stellenanzeige und den tatsächlichen Inhalten. Aber auch eine unpassende Unternehmenskultur sei oftmals ausschlaggebend für einen frühzeitigen Abgang. Das bedeutet, dass mehr Transparenz von Seiten des Arbeitgebers gefragt ist, um Missverständnissen und Enttäuschungen entgegen zu wirken. Das betrifft zum einen die Kommunikation mit der Bewerberin oder dem Bewerber, aber auch die Zusammenarbeit mit der Personalberatung, wenn diese für das Recruiting engagiert wurde.
Kosten werden gesenkt
Ein erfolgreiches Onboarding umfasst somit die Einführung, fachliche Einarbeitung und soziale Integration neuer Mitarbeiter sowie das Einlösen zuvor gemachter Versprechungen, zum Beispiel bezüglich des Aufgabenfeldes oder der Ausstattung des Arbeitsplatzes.
Warum dieser ganze Aufwand? Unternehmen sparen dadurch ganz konkret Zeit und Kosten. Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters kostet Unternehmen nicht wenig. Durch eine optimale Integration vermeiden Unternehmen frühzeitige Kündigungen und hohe Kosten für Neubesetzungen. Läuft das Onboarding gut, bedeutet das weniger Zeitaufwand für Kollegen und Personaler, denn neue Mitarbeiter fügen sich schneller in Arbeitsprozesse ein. Letztendlich sind alle zufrieden, und das zahlt wiederum auf das Image des Arbeitgebers ein und kommt somit dem Employer Branding zugute.
10 nützliche Tipps für ein erfolgreiches Onboarding:
- Von der Vertragsunterzeichnung bis zum 1. Arbeitstag in Kontakt bleiben
- Unterstützung bei Umzug/Organisation
- Willkommensmappe mit nützlichen Infos und Wertekanon des Unternehmens sowie Willkommensgeschenk
- Ein funktionierender Arbeitsplatz (IT, Software etc.)
- Regelmäßige Feedbackgespräche
- Zielvereinbarung für die Probezeit
- Persönliche Einführung durch den Vorgesetzten
- Pate/Mentor/Buddy für den neuen Mitarbeiter
- Stationen in anderen Abteilungen
- Mitarbeiterevents / Unterstützung bei der internen Vernetzung
