KI in der Personalarbeit: Bedrohung oder nützliche Unterstützung?

Lesen Sie in diesem Artikel:

• Wie ChatGPT funktioniert
• Die Forderung nach Regulierung
• Unterstützung bei Routineaufgaben
• ChatGPT im Recruiting

Der nächste Schritt der Automatisierung

Mittlerweile gehört es im modernen Personalmanagement dazu, Software-Lösungen und Tools zur Automatisierung von Recruiting-Prozessen und im Bewerber:innen-Management einzusetzen. Viele Unternehmen haben erkannt, dass die Automatisierung von Prozessen sinnvoll ist, wenn damit Abläufe vereinfacht und beschleunigt werden können. Personalmanager:innen können so Verwaltungsaufgaben schneller erledigen und mehr Zeit in den eigentlichen Auswahlprozess investieren.

Seit Jahresanfang fällt im Zusammenhang mit Automatisierung von Prozessen immer häufiger der Begriff künstliche Intelligenz. Dabei hat sich die KI schon seit Jahren in vielen Lebensbereichen etabliert, sei es bei der Websuche, autonomen Autos, oder intelligenter Klimatechnik. In sehr vielen Produkten steckt KI. Nun aber ist das Thema in aller Munde. Überall wird über Risiken und Nutzen im beruflichen und privaten Leben diskutiert. Das verdanken wir vor allem ChatGPT, dem Prototyp eines hoch entwickelten, dialogorientierten Chatbots mit künstlicher Intelligenz. Mit ChatGPT ist KI zum Mainstream geworden. Entwickelt wurde der Chatbot von dem US-amerikanischen Unternehmen OpenAI und im November 2022 für die Öffentlichkeit kostenlos zugänglich gemacht. Jeder bzw. jede kann also ChatGPT nutzen.

Wie funktioniert eigentlich ChatGPT?

GPT steht für Generative Pretrained Transformer. Der Chatbot kommuniziert in mehreren Sprachen. Er versteht Eingaben von Menschen und produziert Antworten, die sich kaum von Texten menschlichen Ursprungs unterscheiden lassen. Um zu erklären wie ChatGPT funktioniert, haben wir die KI einfach selbst gefragt:

ChatGPT ist ein großes Sprachmodell, das auf der GPT-Architektur (Generative Pre-trained Transformer) basiert. Es wurde von OpenAI entwickelt und trainiert, um menschenähnliche Gespräche zu führen und eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen, indem es Spracheingaben verarbeitet und entsprechende Antworten generiert.

Das Modell wurde auf einer riesigen Menge an Textdaten trainiert, die aus dem Internet und anderen Quellen gesammelt wurden. Diese Daten umfassen eine breite Palette von Themen und Sprachstilen, darunter Nachrichten, Wikipedia-Artikel, Webforen, Bücher und vieles mehr.

Wenn Sie eine Frage an ChatGPT stellen, verwendet das Modell seine Fähigkeit, Muster und Zusammenhänge in Sprache zu erkennen, um Ihre Frage zu verstehen und eine angemessene Antwort zu generieren. Das Modell analysiert Ihre Frage, zerlegt sie in ihre Bestandteile, führt eine Suche durch und generiert eine Antwort, indem es eine Reihe von Wahrscheinlichkeiten nutzt, um die bestmögliche Antwort auszuwählen. Je mehr Daten das Modell im Laufe der Zeit sammelt und je mehr es trainiert wird, desto besser wird es in der Lage sein, präzise Antworten zu generieren.

Hilfe bei Routineaufgaben

Wie eine weltweite KI-Regulierung umgesetzt werden kann, steht noch in den Sternen. Tatsache ist, die Weiterentwicklung von ChatGPT ist nicht aufzuhalten. Also, warum sollten wir uns dieses KI-Tool nicht zunutze machen – beruflich wie privat? So kann man zum Beispiel mit ChatGPT Sprachen lernen.

Wir von der Wodzak.Littig Personalberatung tauschen uns regelmäßig mit anderen Expert:innen aus den unterschiedlichsten Branchen zu Themen wie IT-Automatisierung und KI aus. Dabei haben wir festgestellt, dass auch im Bereich HR und Recruiting die (potenzielle) Anwendung ChatGPT immer stärker in den Fokus der Gespräche rückt. Unsere erste kurze Bilanz: In der aktuellen Version ist der Chatbot eher für Routineaufgaben geeignet. So kann ChatGPT beispielsweise im Bereich Personalmanagement beim Onboarding neuer Mitarbeitenden, der Verwaltung von Urlaubsanträgen, Mitarbeiter:innen-Umfragen, der Durchführung von Leistungsbeurteilungen und der Organisation von Schulungen helfen. Dadurch können Personalmanager:innen wertvolle Zeit sparen und sich auf strategische Aufgaben konzentrieren. Auch im Bewerber:innen-Management könnte der Einsatz von ChatGPT hilfreich sein. Hier drei Beispiele:

1.    ChatGPT kann Routinefragen von Bewerber:innen beantworten, beispielsweise zu offenen Stellen, zum Bewerbungsprozess oder zum Unternehmen selbst.

2.    ChatGPT kann die Terminvereinbarung für Interviews vereinfachen, indem der Chatbot die Kandidatin oder den Kandidaten durch eine Auswahl von verfügbaren Terminen führt und automatisch einen Termin vereinbart.

3.    ChatGPT kann Feedback über den Bewerbungsprozess, das Vorstellungsgespräch und das Unternehmen sammeln, um eine bessere Bewerber:innen-Erfahrung zu schaffen.

Kann man mit ChatGPT Kandidat:innen finden?

Und wie schaut es im Recruiting aus? Das wollte unsere Kollegin Kristina Rausch herausfinden und hat recherchiert und getestet. Dabei hat sie sich vor allem eine Frage gestellt: „Kann man mittels ChatGPT für eine bestimmte Position geeignete Kandidat:innen finden?“ Sie ist dabei die einzelnen Schritte des Recruiting-Prozesses durchgegangen. Hier einige ihrer Ergebnisse:

Als besonders positiv hat sie das Schreiben von Jobprofilen bewertet. „ChatGPT kann durch genaue Befehle ein Jobprofil bzw. eine Stellenanzeige formulieren. Das wäre für uns eine echte Arbeitserleichterung. Stellenanzeigen laufen bei uns flankierend zur Suche und gehören nicht zu unseren zentralen Aufgaben. Hier könnten wir Zeit für das Sourcing gewinnen“, so Kristina. Doch bei allen anderen Aufgaben, die ChatGPT theoretisch übernehmen könnte, ist sie eher skeptisch. Denn im Recruiting und in der Personalberatung geht es vor allem um eines: den Menschen.

Mithilfe von ChatGPT können beispielsweise Such-Strings erstellt werden, die zur Kandidat:innen-Suche auf Xing, LinkedIn & Co. dienen. Kristinas Urteil: „Die Strings sind noch ausbaufähig und eher für Anfänger:innen geeignet. Wir als professionelle Recruiterinnen und Beraterinnen sind deutlich fitter und schneller.“ Das Gleiche gilt für das Vorbereiten von Interviewfragen. Die von ChatGPT zusammengestellten Fragen gehören zum täglichen Geschäft von erfahrenen Personalberater:innen, und die Antworten der Kandidat:innen müssen ohnehin interpretiert werden. Um ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch für beide Seiten durchzuführen, bedarf es individueller und persönlicher Fragen – abgestimmt auf die Vorstellungen des künftigen Arbeitgebers. Ähnlich verhält es sich beim Erstellen von Kandidaten:innen-Exposees. Ja, ChatGPT kann die Fakten zusammentragen, aber wir von der Wodzak.Littig Personalberatung legen viel Wert auf eine individuelle Präsentation unsere Kandidat:innen. Neben fachlichen Informationen stellen wir auch die Persönlichkeit in den Fokus. Also, auch hier wäre ChatGPT wieder nur eine bedingte Hilfe.

Darüber hinaus könnte es ein Problem mit der Datensicherheit geben: Die von ChatGPT gesammelten Daten können sensible Informationen enthalten, wie persönliche Angaben oder finanzielle Informationen. Wie bei jeder Technologie, die personenbezogene Daten speichert, besteht das Risiko von Datenschutzverletzungen oder anderen Sicherheitsproblemen.

Diese Begrenztheit der Möglichkeiten von ChatGP, zum Beispiel zu interpretieren, individuell und persönlich zu reagieren oder Datenschutzverletzungen zu vermeiden, spiegelt sich auch in dem Gesamt-Fazit wider, zu dem Kristina nach ihrer umfangreichen Recherche kommt:

„Die künstliche Intelligenz kann uns als Recruiter:innen unterstützen. Eine genaue Fütterung der KI gibt uns einen soliden Entwurf für unsere Arbeit, die wir als Mensch (!) unbedingt verfeinern müssen. Eine Kandidat:innen-Suche via ChatGPT ist (noch) nicht möglich, erleichtert uns aber den Weg zur richtigen Kandidatin bzw. zum richtigen Kandidaten.“

Und damit kommen wir auf das zurück, was wir bereits eingangs geschrieben haben: Die KI ist nur so gut, wie die Daten und Informationen, mit denen sie gefüttert wird. Die aktuelle Version von ChatGPT kann das Personal- und Bewerber:innen-Management sowie das Recruiting bei Routine-Aufgaben unterstützen – nicht mehr und nicht weniger. Die in diesen Bereichen arbeitenden Menschen kann der Chatbot aber nicht ersetzen, denn die Auswahl von Kandidat:innen ist zu komplex und zu individuell. Angesichts des Fachkräftemangels können sich Unternehmen hier keine Experimente erlauben. Fehlbesetzungen sind auch immer ein Kostenfaktor.