Veröffentlicht am 06.07.2021

Candidate Journey: Die erfolgreiche Betreuung von Bewerber:innen

Alle Erfahrungen und Wahrnehmungen, die die Kandidat:innen in einem Bewerbungsprozess sammeln, sind entscheidend dafür, ob sie sich zu guter Letzt für den neuen Job entscheiden. Das heißt, sie müssen an allen Kontaktpunkten des Prozesses abgeholt werden.

Lesen Sie in diesem Artikel:

  • Jeder Kontakt ist Image-Werbung
  • Wertschätzung an allen Touchpoints
  • Zeitnahe und persönliche Kommunikation
  • Die sieben Phasen der Candidate Journey

Candidate Journey: Die erfolgreiche Betreuung von Bewerber*innen

„Ja, der Kandidat war sehr qualifiziert, aber ich muss ja nicht gleich den roten Teppich für ihn ausrollen!“, empörte sich jüngst ein Geschäftsführer, nachdem er gehört hatte, dass der Kandidat sich mitten im Bewerbungsprozess für einen anderen Arbeitgeber entschieden hatte. An diese Stelle könnte man den Kopf über diesen vermeidlich wankelmütigen Bewerber schütteln. Aber dann stellt sich heraus, dass der Kandidat nach seinem ersten Kontakt mit ebendiesem Geschäftsführer über drei Monate nichts mehr von ihm gehört hatte. Jetzt gilt das Kopfschütteln wohl eher dem potenziellen Arbeitgeber, der offenbar keine Eile hatte oder einfach zu unsicher war, um sich zu entscheiden. Dafür kann man Verständnis haben, erlauben darf er sich das heutzutage trotzdem nicht. Denn: Die Zeiten, in denen sich Unternehmen aus einer Vielzahl an qualifizierten Bewerber*innen gemütlich die Rosinen herauspicken konnten, sind vorbei. Gute Fach- und Führungskräfte sind begehrt und wissen in der Regel um ihr Know-how und ihren Wert. Sie im Bewerbungsprozess über einen langen Zeitraum hinzuhalten, ist keine gute Idee!

Potenzielle Arbeitgeber*innen sollten im gesamten Bewerbungsprozess nicht nur ihre aussichtsreichsten Kandidat*innen hegen und pflegen. Wer glaubt, dass er eine/n Kandidat*in im petto hat, weil ein Vorstellungsgespräch gut gelaufen sei oder es sogar eine Zusage gab, irrt. Die gesamte Candidate Experience, also die Erfahrungen und Eindrücke, die eine Person während eines Bewerbungsprozesses sammelt, sind entscheidend dafür, ob der oder die Kandidat*in an der Angel und später an Bord bleibt. Und noch etwas ist fundamental wichtig: Bei jedem Bewerbungsprozess geht es auch um das Image des Unternehmens.

Jeder Kontakt zu Kandidat*innen ist Image-Werbung für Unternehmen

Jeder Kontakt ist Image-Werbung

Ein bewusstes Candidate Experience Management zahlt immer auf das Unternehmen ein und sorgt dafür, dass die Kandidat*innen bis zum Schluss im Bewerbungsverfahren bleiben. Unabhängig von dessen Ergebnis werden sich die Bewerber*innen positiv über das Unternehmen äußern und Empfehlungen aussprechen. Das wiederum stärkt die Marke als Arbeitgeber und schafft ein positives Unternehmens-Image.

Fühlt sich der Bewerber oder die Bewerberin an allen Kontaktpunkten der Candidate Journey wertgeschätzt (von der Stellenanzeige bis zum Onboarding) und berichtet darüber, dann wirkt sich das auf jeden Fall positiv auf die Reputation des Unternehmens aus (zum Beispiel nachzulesen bei Arbeitgeber-Bewertungsportalen wie kununu). Im Idealfall gewinnt das Unternehmen damit einen wertvollen Mitarbeiter oder eine wertvolle Mitarbeiterin.

 

Der Kandidat ist König

Ein bekanntes Sprichwort heißt: Der Kunde ist König. Für Unternehmen, die sich bislang noch nicht mit dem Candidate Experience Management intensiver auseinandergesetzt haben, könnte es hilfreich sein, sich die Bewerber*innen als Kund*innen vorzustellen. Auch sie haben einen Bedarf (die beste Stelle zu finden), und sie entscheiden sich für das Jobangebot, das sie am meisten überzeugt, und für das Unternehmen, das vielleicht noch ein paar Extra-Leistungen bietet. Den Bewerbungsprozess kann man also prinzipiell mit dem Kaufprozess vergleichen. Hinzukommt, und das ist entscheidend, die Persönlichkeit der Kandidat*innen. Auf diese sollte das Unternehmen im Bewerbungsprozess unbedingt eingehen.

Welche Eigenschaften bringt der/die Kandidat*in mit? Welche Ziele werden verfolgt? Wie schaut es mit seiner bzw. ihrer sozialen Kompetenz aus? Darauf sollte das Unternehmen im Bewerbungsprozess eingehen – zum einen um den passenden Mitarbeitenden zu finden, zum anderen um ihn oder sie bereits auf dem Weg zur neuen Stelle adäquat zu begleiten und zu betreuen. Hilfreich ist hierbei das Potenzialanalyse-Verfahren Predictive Index (PI), bei dem ein Abgleich zwischen dem Selbst- und dem vermuteten Fremdbild analysiert und besprochen wird. Zu berücksichtigen ist ebenfalls, auf welcher beruflichen Ebene sich der/die Bewerber*in bewegt. Management, Fachkraft, Kreative oder Verwaltung? All diese Dinge sind bei der Beurteilung der Kandidat*innen zu berücksichtigen, um auf ihre Bedürfnisse und Ziele einzugehen.

Der erste Eindruck zählt - nicht nur seitens der Kandidat*innen

Die sieben Phasen der Candidate Journey

Insgesamt gibt es sieben Phasen im Bewerbungsprozess. In allen gilt: Der erste Eindruck zählt. Das heißt, an sämtlichen Touchpoints der Candidate Journey ist Aufmerksamkeit geboten.

 

1. Der Erstkontakt

Der initiative Kontakt zwischen Unternehmen und Kandidat*in kann beispielsweise auf einer Jobmesse, im Rahmen einer Recruiting-Kampagne, über eine Stellenanzeige, eine Mitarbeiter-Empfehlung oder eine Personalberatung (Headhunter) erfolgen. Dieses erste Erlebnis sollte bei den potenziellen Bewerber*innen so viel Anziehungskraft und Interesse erzeugen, dass sie Lust verspüren, sich weiter über das Unternehmen zu informieren.

 

2. Die Informationsvergabe

Nachdem das Interesse des/der Kandidat*in geweckt wurde, geht es darum sie bzw. ihn mit professionell aufbereiteten sowie ansprechend und übersichtlich gestalteten Informationen zu versorgen. Dies geschieht meist über die Website des Unternehmens oder über die der engagierten Personalberatung. Die Homepage und der Karrierebereich sind wichtige Aushängeschilder für das Image und die Philosophie des Unternehmens. Hier entscheidet der/die Kandidat*in, ob er/sie das Jobangebot als aussagekräftig, interessant und seriös empfindet und ob die beim Erstkontakt erweckten Erwartungen erfüllt werden.

 

3. Die Bewerbung

Sofern die ersten beiden Phasen erfolgreich abliefen, ist der/die Kandidat*in bereit, eine Bewerbung zu verfassen und sich mit den formellen Bewerbungsanforderungen des Unternehmens auseinanderzusetzen. Üblicherweise erfolgt die Bewerbung über Online-Formulare auf der Website oder per Mail. Im Fall der Online-Formulare spielen Usability und Technik eine große Rolle. Die Formulare sollten übersichtlich und verständlich aufbereitet sein und das Hochladen der Dokumente und Fotos problemlos funktionieren. Die anschließende Bestätigungsmail sollte freundlich und einladend klingen, sodass der/die Kandidat*in sofort den Eindruck gewinnt, das passende Unternehmen gefunden zu haben.

Im Vorstellungsgespräch bei der Wodzak.Littig Personalberatung

4. Die Bewerbungsgespräche

Diese Phase beginnt für das Unternehmen oder die Personalberatung mit der Sichtung der eingegangenen Bewerbungen und der Vereinbarung eines Telefontermins zum ersten Kennenlernen. Von nun an sollten die Bewerber*innen das Gefühl bekommen, wirklich willkommen zu sein. Sprich, der/die Arbeitgeber*in oder die Personalberatung sollten an allen Kontaktpunkten zeitnah und möglichst persönlich und individuell reagieren, um so eine Vertrauensbasis zu schaffen.

Das gilt insbesondere für die nachfolgenden Bewerbungsgespräche. Hier zählen der freundliche Empfang in einem Raum, der das Unternehmen repräsentiert, eine offene Gesprächsatmosphäre sowie die Wertschätzung im Interview – auch wenn das Unternehmen merkt, dass der/die Kandidatin doch nicht passt. Der Spruch „Man sieht sich immer zweimal im Leben“ gilt auch an dieser Stelle, denn eine für den aktuellen Job ungeeignete Person könnte später für eine andere Position passen. Außerdem spricht es sich in einer Stadt oder Region sehr schnell herum, wenn Bewerber*innen nicht professionell behandelt werden. Was wiederum der Reputation des Unternehmens schadet.

Das Vorstellungsgespräch sollte immer das profunde Vorstellen beider Parteien beinhalten. Beide sollten gut vorbereitet in den Austausch gehen. Das ist entscheidend. Laut einer repräsentativen Studie von respondi und Viasto hatten jeweils nur 40 Prozent der Befragten (allesamt Teilnehmer*innen an Interviews) den Eindruck, dass Personaler*in und Vertreter*in der Fachabteilung gut auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet waren. Bei den Geschäftsführer*innen sind es gerade mal 29 Prozent.  So ist es nicht verwunderlich, dass das Auftreten der Unternehmensvertreter selten als überzeugend empfunden wurde. Lediglich 28 Prozent der Repräsentant*innen der Fachabteilung konnten die Bewerber*innen wirklich überzeugen, bei den Vertreter*innen der Personalabteilung waren es sogar nur 24 Prozent. Der gegenseitige, respektvolle Informationsaustausch ist also ganz zentral.

Der/die Bewerber*in sollte beispielsweise nicht mit Fragen überhäuft, sondern auch ausreichend Zeit bekommen, eigene Fragen zu stellen. Zudem sollte nicht ein Sammelsurium vorhersehbarer, standardisierter Fragen die Basis des Gesprächs bilden. Auf Arbeitgeberseite erfreut sich vielerorts auch das Stellen von außergewöhnlichen Fragen großer Beliebtheit. Dazu zählen beispielsweise „Wie wiegen Sie einen Elefanten ohne Waage?“, „Warum sollten Regenwürmer Lederhosen tragen?“, oder „Welches Küchengerät wären Sie gerne?“ Damit sollen die Kreativität und der Charakter des/der Kandidat*in getestet werden. Ein Richtig oder Falsch gibt es nicht. Aber auch hier ist ein gesundes Mittelmaß der richtige Weg, denn bei einer Vielzahl solcher Fragen könnte sich die Kandidatenseite nicht ernst genommen fühlen.

Unternehmen sollten nicht vergessen, dass die Mehrzahl der Kandidat*innen genaue Vorstellungen hat, wie ein ideales Vorstellungsgespräch ablaufen sollte. Nahezu drei Viertel der von respondi Befragten sind der Meinung, dass eine gute Gesprächsatmosphäre vorliegen muss, damit das Kennenlernen gelingt. Für 48 Prozent sollte das Interview in jedem Fall von Arbeitgeberseite klar strukturiert sein. Für 60 Prozent ist es wichtig, dass die fachlichen Fragen zielführend sind, was 53 Prozent auch von den persönlichen Fragen an sie erwarten.

 

5. Die Betreuung

Bei vielen Unternehmen tritt nach den Vorstellungsgesprächen eine Pause ein, in der kein Kontakt zu den Kandidat*innen gesucht wird. Dabei ist die persönliche Betreuung – sprich die regelmäßige Kommunikation – im gesamten Bewerbungsprozess wichtig. Wenn es also mit dem Auswahlprozess einmal länger dauert, dann sollten das Unternehmen die Kandidat*innen unbedingt darüber informieren. So wissen sie, an welchem Punkt im Prozess sie gerade stehen. Das kann das Unternehmen selbst vornehmen oder seine Personalberatung damit betrauen.

Nichtsdestotrotz sollte der Auswahlprozess nicht zu lange dauern. Einen oder eine Bewerber*in über Monate hinzuhalten, hat in der Regel negative Folgen für das Unternehmen. In der respondi-Studie sagten 28 Prozent der Teilnehmenden, die ihre Bewerbung nach dem Interview zurückgezogen hatten, dass ihnen der Auswahlprozess zu lang dauerte oder insgesamt nicht zufriedenstellend abgelaufen war. Das bedeutet so oder so einen Imageschaden für das Unternehmen.

Wir halten langfristig Kontakt zu unseren Kandidat*innen.

6. Das Onboarding

Die Willkommenskultur, die den Kandidaten oder die Kandidatin angezogen hat, darf nach der Zusage nicht einfach verpuffen, denn sie war ein wichtiges Entscheidungskriterium. Die erfolgreiche Bewerbung sollte daher direkt in einen Onboarding-Prozess übergehen, der einen positiven Einstieg in den Unternehmensalltag ermöglicht. Wird das nicht gewährleistet, entsteht schnell der Eindruck, dass der freundliche Umgang der Bewerbungsphase lediglich als Recruiting-Instrument diente, aber nicht gelebte Praxis im Unternehmen ist. Hierfür gibt es zahlreiche Beispiele, die kaum zu glauben sind. So kam es schon vor, dass der neue Mitarbeitende an seinem ersten Arbeitstag von niemandem in Empfang genommen wurde, kein Einarbeitungsplan vorlag oder der Arbeitsplatz nicht adäquat ausgestattet war. Computer oder andere Arbeitsgeräte sollten vom ersten Tag an einsatzbereit für den Neuankömmling zur Verfügung stehen. Eine Möglichkeit ist, ihm einen Paten oder eine Patin im Unternehmen zur Seite zu stellen, um den Start zu erleichtern.

 

7. Die Bindung

Zu guter Letzt gilt es, die Candidate Experience in eine Employer Experience zu verwandeln. Denn gute Fach- und Führungskräfte muss man nicht nur gewinnen, sondern auch halten können. Den Arbeitsantritt und die Probezeit sollten Arbeitgeber*innen optimal nutzen, damit die neue Fachkraft nicht vorzeitig aus dem Unternehmen wieder ausscheidet. Der Neuling sollte sich möglichst nach kürzester Zeit integriert und respektiert fühlen. Bis zu diesem Punkt besteht eine erhöhte Gefahr, einen neuen Mitarbeitenden aufgrund mangelnder Integration früh wieder zu verlieren. Erfolgreiche Unternehmen entwickeln deshalb Feedback-Strukturen, um zu prüfen, ob die Onboarding-Phase bei allen Neuankömmlingen erfolgreich ablief.

Wenn das Unternehmen bei der Personalsuche eine Personalberatung eingesetzt hat, ist es hilfreich, wenn diese in der Onboarding-Phase noch involviert ist. Häufig hat sich während des Auswahlprozesses ein wertvolles Vertrauensverhältnis zwischen Kandidat*in und Personalberater*in entwickelt, das bei Startschwierigkeiten im Unternehmen helfen kann, Probleme oder Missverständnisse aufzulösen.

Wir können in diesem Fall als Vermittlerinnen auftreten und verhindern, dass der/die neue Mitarbeitende bereits in der Probezeit das Unternehmen wieder verlässt. Wenden Sie sich vertrauensvoll an uns. Wir legen Ihnen gern unser gesamtes Leistungsspektrum im Rahmen eines Bewerbungsprozesses dar.

Team der Personalberatung Wodzak.Littig. Von Links: Kristina Rausch, Andrea Kaskir, Yvonne Wodzak, Annette Wodzak-Littig, Lennard Littig, Matthias Littig und Eva-Maria Czwielong; Quelle und Copyright: Wodzak.Littig Personalberatung

Wir sind Ihre Berater*innen – rufen Sie uns an: 0921 95923440

Bild-Quellen & Copyright:

  • Titelbild: Adobe Stock
  • Bilder innerhalb Text: Wodzak.Littig Personalberatung
Weitere Beiträge: